Procedura uzyskania certyfikatu księgowego określona została w rozporządzeniu Min. Finansów z dnia 18 lipca 2002 r. Zgodnie z tego rozporządzenia certyfikat księgowy wydawany jest przez Ministra Finansów.

Osoba ubiegająca się powinna spełniać następujące warunki:

- posiadać pełną zdolność do czynności prawnych i korzystać z pełni praw publicznych

- być niekaranym za przestępstwa popełnione umyślnie oraz za czyny określone w rozdz. 9 ustawy o rachunkowości

- mieć udokumentowany co najmniej jeden z następujących warunków:

1. Posiadanie wykształcenia wyższego ekonomiczne oraz udokumentowaną trzyletnią praktykę w księgowości.

2. Posiadanie wykształcenia wyższego lub równorzędnego oraz ukończenie studiów podyplomowych w zakresie rachunkowości oraz udokumentowaną trzyletnią praktykę w księgowości.

3. Posiadanie wykształcenia co najmniej średniego, udokumentowaną dwuletnią praktykę w księgowości oraz zdanie z wynikiem pozytywnym egzaminu sprawdzającego kwalifikacje. Egzaminy organizowane są przez Ministerstwo Finansów dla osób ubiegających się o certyfikat księgowy.

Z powyższych wymogów zwolnione są osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych.

Osoby ubiegające się o wydanie certyfikatu lub o przystąpienie do egzaminu składają w Departamencie Rachunkowości Ministerstwa Finansów poniższe dokumenty:

- stosowne podanie, które powinno zawierać następujące dane: numer PESEL, nr i rodzaj dokumentu potwierdzającego tożsamość, imiona i nazwiska rodziców, data i miejsce urodzenia oraz adres zamieszkania.

- dokumenty potwierdzające posiadanie praktyki w księgowości

- stosowne oświadczenia do wykonywania czynności prawnych

- dokumenty potwierdzające wykształcenie

Kopie powyższych dokumentów powinny być potwierdzone przez notariusza. W wypadku składania tych dokumentów nie uiszcza się opłaty skarbowej, jednak osoba zakwalifikowana do egzaminu ponosi opłatę egzaminacyjną w wysokości 480 zł.